Beneficios de administrar portafolios de innovación y transformación digital con MS Project y Project PPM.

El innovar y el transformase digitalmente requiere que al final del día toda nuestra creatividad e insights sean aterrizados en proyectos que van a mejorar las experiencias y productividad de nuestros clientes internos y externos.

Cada proyecto debe tener objetivos claros, un cronograma detallado y un presupuesto minucioso. La problemática radica en que una estrategia completa de innovación y/o transformación digital contiene varios proyectos los cuales comparten recursos y  presupuestos que se van a ejecutar simultáneamente.

Esta labor es muchas veces es realizada en hojas de calculo (Excel) ,pero es difícil o toma más tiempo del que debería tomar, el generar un formato estandarizado entre los proyectos que permita compararlos y tener reportes consolidados tanto en la fase de planeación como de ejecución. Esto también traerá como resultado un esfuerzo adicional en el control de los proyectos, ya que se necesitará generar informes periódicos de los mismos en vez de tener información que se pueda actualizar rápidamente, lo que reduce la visibilidad, dilata la toma de decisiones y por tanto tiene un impacto económico.

Una solución que a mi personalmente me ha dado buenos resultados para resolver este tipo de problemática en las empresas en que he trabajado como consultor es la implementación de MS Project junto con MS Project Portafolio Management. A continuación voy a comentarles por qué considero que muchas más empresas se beneficiarían económicamente al adoptar ese tipo de tecnología ( eso si bajo el supuesto de una correcta capacitación y adopción)

 

    1. Incrementa la velocidad y precisión en las fases de planeación y control, lo que se traduce en un menor desgaste y ahorros en los proyectos al tener una mayor precisión.
    2. Permite centralizar la información de los proyectos de toda la compañía o de todo un departamento aumentando la visibilidad del PMO ( Gerente de Proyectos) o del Gerente de área o Gerente General sobre la globalidad de los proyectos. Este a su vez va a ser el encargado de aprobar o rechazar proyectos, aprobar o rechazar recursos, verificar la capacidad de recursos que sean compartidos entre distintos proyectos, y hacer un seguimiento al presupuesto global.
    3. Aterriza los conceptos del PMBOK ( Cuerpo de conocimiento de administración de proyectos) fácilmente, de forma que si se utiliza el software adecuadamente se van a formular y controlar proyectos con las mejores practicas disponibles en el mercado actualmente.
    4. Posibilita que exista un lenguaje y medio de comunicación común entre los encargados de formular proyectos al interior de la organización y agiliza la elaboración de informes y reportes.
    5. Integra metodologías para evaluar proyectos según el impacto estratégico a la compañía.
    6. Es una solución económica se puede empezar con al menos dos licencias una de Project y otra de Project PPM, que se le compran directamente a Microsoft . Los costos de este software no están muy lejos de los de un Office por usuario.
    7. Es una tecnología fácil de aprender y utilizar en el caso de que se realice una adecuada capacitación para la adopción de la misma.

 

Me parece tan buena la solución que recientemente pague para certificarme en la misma, si ustedes quieren implementar en sus empresas esta tecnología y les gustaría contar con alguien que los acompañe en la capacitación de esta con un enfoque en proyectos de innovación y transformación digital no duden en contactarme en: mario.sanchez@futuristiclab.com

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